Hyödynnätkö sähköistä varausjärjestelmää tilavarauksissa? Selainpohjainen varausjärjestelmä yhdistettynä lukitusjärjestelmään selventää valtavasti useiden käyttäjien välistä yhteispeliä.
Yllättävän usein tilojen varaus toimii yhä siten, että kynällä rustaat oman varauksesi paperiin, joka löytyy paikasta X, esimerkiksi ilmoitustaululta, oveen niitattuna ja niin edelleen. Näin saattaa olla, vaikka tilaa käyttäisi suurikin määrä ihmisiä.
Useat palveluntarjoajat ovat kuitenkin ratkaisseet tämän sähköisiä varausjärjestelmiä ja -kalentereita hyödyntäen. Useammin päänvaivaa tilavarauksissa aiheuttavatkin avaimet.
Palveluntarjoajalla voi olla useassa eri osoitteessa varattavia tiloja, joiden avaimia haetaan ja palautellaan milloin missäkin. Avainten nouto ja palautus edellyttävät useimmiten kahden ihmisen kohtaamisen kahteen kertaan. Oman haasteensa tuo se, että avaimet pitäisi noutaa melko lähellä varattua aikaa ja palauttaa mahdollisimman pian varauksen jälkeen. Avainten juoksuttaminen aiheuttaa myös varaajalle turhaa kulua.
On helppoa myöntää, että avainten kuittaus teettää työtä mennen tullen, samoin kuin niiden hukkaaminen aiheuttaa lisävaivaa ja kalliitakin kuluja. Varauskalenteriin liitetty kulunvalvonta ratkaisee nämä ongelmat.
Näin helppoa se on Optiman kautta:
- Optima Lock™ -kulunhallintajärjestelmä asennetaan tarvittaviin oviin kiinteistössä ja integroidaan tilavarausjärjestelmään. Toteutamme rajapintoja olemassa oleviin varausjärjestelmiin.
- Järjestelmään määritellään ajat, jolloin tila on varattavissa. Tätä kautta varaat näppärästi neuvottelutilat, kokoushuoneet, työpisteet ja saunaosaston sekä harraste-, liikunta- tai pyykkitilat.
- Asiakas luo tunnukset ja kirjautuu järjestelmään, josta hän näkee vapaat ajat ja suorittaa varauksen.
- Tilavarauksen yhteyteen on mahdollista liittää myös maksutoiminto, jolloin asiakas maksaa tarvittavan varausmaksun varausta tehdessään.
- Asiakas saa tekstiviestillä pin-koodin, jolla tilan lukitus aukeaa hänen varaamanaan aikana. Varausajan umpeuduttua myös sähkölukon kertaluonteinen pin-koodi lakkaa toimimasta.
Digiaika mahdollistaa helpon ja sujuvan tavan toimia. Sähköinen asiointi mahdollistaa tilavarauksen mukavasti kotisohvalta käsin tai pikaisesti kiireidenkin keskeltä missä tahansa. Kun varaus tapahtuu netissä ja kulku pin-koodilla, tilavaraukset käyvät kuin itsestään ja tilojen käyttöä voidaan tehostaa. Henkilöstöresurssit vapautuvat näin ”oikeaan” lisäarvoa tuovaan työhön.
Varauskalenterin yhdistäminen kulunvalvontajärjestelmään poistaa paljon turhaa työtä. Se kannattaa ottaa käyttöön viimeistään nyt!
